Нові технології проникли практично в усі сфери бізнесу. Інновації спрощують бізнес-процеси, допомагають економити час і підвищують ефективність. Переведення в електронний формат всієї документації компанії — один з найпростіших способів розпочати цифрову трансформацію бізнесу.
Економія часу
Системи електронного документообігу (далі ЕДО) значно збільшують швидкість обробки документів. Нема потреби роздруковувати, сканувати, відправляти документи, чекати, поки клієнт їх підпише і надішле назад. Замість цього можна обробляти та відправляти документи в кілька кліків миші протягом декількох секунд. Системи для корпоративного сектора, такі як Deals, дозволяють задавати маршрут проходження документів, розподіляти ролі користувачів і визначати департаменти всередині єдиної корпоративної системи, у кожного з яких буде свій документообіг.
Підвищення продуктивності
Час, який ви виграєте за допомогою технології ЕДО, робить роботу всього офісу продуктивнішою, дозволяє укладати більше угод, позбутися від рутини й зосередитися на більш важливих завданнях. Ви автоматизуєте документообіг і зводите до мінімуму повторювані завдання. Наприклад, якщо ви використовуєте одні й ті ж документи щодня, вам стане сподобається функція створення шаблонів. У багатьох системах ЕДО реалізована функція пакетної роботи з безліччю документів. Якщо вам необхідно підписати кілька десятків документів, ви можете зробити це у кілька кліків, не відкриваючи один за іншим однотипні документи.
Автоматизувати можна не тільки документообіг з контрагентами. Для великих організацій з великою кількістю співробітників і складною ієрархією справжнім порятунком може стати система внутрішнього документообігу. Як приклад такої системи можна привести Megapolis.DocNet, яка добре зарекомендувала себе у багатьох державних і приватних підприємствах.
Мобільність
Системи зовнішнього ЕДО, в більшості своїй, це вебрішення, що дозволяють підписувати документи де завгодно, коли завгодно і на будь-якому пристрої. Більше не потрібно переглядати стопки паперу в пошуках потрібного документа — просто відкрийте його одним натисканням кнопки. Буквально через кілька секунд ви зможете його відредагувати або переслати до потрібного співробітника або контрагента.
Варто відзначити, що вебрішення поступово витісняють десктопне програмне забезпечення. Це стосується не тільки ЕДО. Вебверсії різноманітних систем обліку теж широко представлені на ринку. Один із прикладів — українська система A5 Бухгалтерія, A5 Персонал і A5 Зарплата.
Варто відзначити й те, що у деяких систем ЕДО є мобільні додатки. Найчастіше вони не мають увесь функціонал, доступний в браузері, однак працювати з такими додатками на смартфоні значно зручніше. Мобільні додатки є у Deals і Megapolis.DocNet.
Зниження витрат
У порівнянні з традиційним паперовим документообігом використання електронних документів однозначно є більш рентабельним. Ви економите на папері, на друку, на витратних матеріалах і на доставці. Не кажучи вже про те, що зберігання паперового архіву також вимагає витрат.
Отримання ліцензії на програмне забезпечення для електронного документообігу вимагає певних витрат. Однак вони незначні в порівнянні з використання паперових документів. Тільки відправка одного документа звичайною поштою коштує мінімум 10 гривень. Один електронний документ обходиться в середньому одну гривню.
Зниження ризиків
Паперовий документ — річ ненадійна. Його можна пошкодити або втратити. Архів може затопити або згоріти. Втрата документа — теж дуже поширене рішення. Крім того, ви можете відправити документ, чекати тиждень зворотної доставки та після отримання виявити, що деякі підписи відсутні. Доводиться починати все спочатку і знову платити за доставку. З електронними документами це виключено.
Більш того, впровадження електронного документообігу підвищує безпеку, завдяки надійним алгоритмам шифрування цифрового підпису. Ніякі треті особи не зможуть підписати документ замість вас.
Крім того, якщо в системі є розмежування прав доступу, документ не потрапить до чужих рук або інший відділ. Його побачать тільки ті, хто повинен його бачити.
Електронні документи можуть зберігатися на вашому власному сервері, але більшість провайдерів систем ЕДО користуються хмарними сервісами. Це можуть зарубіжні, такі як Amazon S3 або Microsoft Azure. Є й вітчизняні, такі як Gigacloud.
Поліпшення клієнтського досвіду
Ніхто не стане сперечатися з тим, що клієнтський досвід — найважливіший фактор, що впливає на успіх бізнесу. І, вочевидь, клієнти будуть раді, якщо ваша взаємодія з ними стане простішою та більш ефективною. Не кажучи вже про те, що ЕДО економить час клієнтів. Варто також відзначити, що коли контрагент отримує від вас документ, підписання і відправка назад для нього будуть безкоштовними.
