Shadow IT: панацея чи нова проблема?

У 2025–2026 роках Softline IT під час аудитів інфраструктури та розслідувань інцидентів дедалі частіше стикалася з явищем, яке раніше вважалося побічним, — масовим використанням Shadow IT. Йдеться про сервіси, інструменти й застосунки, що використовуються співробітниками без формального погодження з ІТ або службою безпеки.

Ця тема регулярно виникала в розмовах із керівниками компаній і державних установ, зокрема під час обговорення наслідків інцидентів або підготовки до аудитів. У більшості випадків питання формулюється не як «чому це з’явилось», а як «що з цим робити, не зупинивши роботу».

Як війна змінила ставлення до Shadow IT

Після 2022 року швидкість ухвалення рішень і гнучкість процесів стали критично важливими. Співробітники почали самостійно підбирати інструменти для обміну файлами, комунікації, автоматизації та роботи з даними, якщо офіційні рішення здавалися повільними або незручними.

У 2025–2026 роках це призвело до ситуації, коли Shadow IT перестав бути винятком і фактично став паралельним ІТ-контуром усередині організацій.

Типові категорії Shadow IT у 2026 році

Найчастіше виявляються сторонні файлові сховища, месенджери, SaaS-сервіси для фінансів і документообігу, а також AI-інструменти для роботи з текстами й даними. У багатьох випадках ці сервіси обробляють чутливу інформацію без будь-якого формального контролю.

Проблема полягає не в самому факті використання таких інструментів, а в тому, що компанія не знає, де саме зберігаються її дані та хто має до них доступ.

Чому заборони більше не працюють

Спроби повністю заборонити сторонні сервіси на практиці призводять до зворотного ефекту. Співробітники шукають обхідні шляхи, використовуючи особисті пристрої, приватні облікові записи та неофіційні канали обміну інформацією.

У результаті Shadow IT стає менш видимим для ІТ і служби безпеки, але не зникає. Це підвищує ризики та ускладнює реагування у разі інциденту.

Ризики, які створює неконтрольований ІТ-контур

Shadow IT ускладнює виконання вимог із захисту даних, аудитів і розслідувань. У разі витоку або компрометації часто неможливо швидко визначити джерело проблеми та масштаб впливу.

Для бізнесу це означає зростання операційних і репутаційних ризиків, а для державного сектору — потенційні порушення регуляторних вимог.

Практичний підхід до контролю Shadow IT

Досвід Softline IT показує, що ефективний підхід починається з виявлення, а не з заборони. Компанії, які інвентаризують реальне використання сервісів, отримують можливість керувати ризиками, а не боротися з симптомами.

Наступним кроком стає формування переліку дозволених інструментів і правил їх використання, з урахуванням реальних потреб бізнесу.

Рішення від Softline IT

• Виявлення та аналіз Shadow IT у корпоративному середовищі
• Оцінка ризиків використання сторонніх сервісів
• Розробка практичних політик керування Shadow IT
• Інтеграція дозволених сервісів у контрольований ІТ-контур
• Побудова балансу між безпекою та операційною гнучкістю

Практика 2025–2026 років показує, що Shadow IT став невід’ємною частиною робочого середовища. Завдання організацій полягає не в повному усуненні цього явища, а в переведенні його з неконтрольованої зони ризику в керований процес.