Безпека ЕДО: чому захист інформації важливіший за «галочку» про цифровізацію

Електронний документообіг для бізнесу та державного сектору став базовим інструментом організації роботи з договорами, фінансовими документами та внутрішніми погодженнями. У більшості організацій впровадження ЕДО сприймається як завершення етапу цифровізації відповідних процесів.

Водночас практика показує, що сама наявність електронної системи не гарантує належного рівня захисту інформації. За досвідом Softline IT, основні ризики виникають не на етапі підписання або зберігання документів, а під час подальшого використання даних — зокрема копіювання, експорту та передачі інформації за межі контрольованого контуру.

Пастка «внутрішньої довіри»

У багатьох організаціях системи ЕДО сприймаються як внутрішнє середовище з підвищеним рівнем довіри. Це призводить до розширеного надання прав доступу та мінімального обмеження дій користувачів, щоб не ускладнювати робочі процеси.

Такий підхід формує ситуацію, коли документ, захищений у межах системи шифруванням і ролями доступу, після відкриття може бути скопійований, збережений локально або переданий у сторонні сервіси без фіксації цих дій у межах ЕДО.

Легітимне копіювання як канал витоку

На відміну від зовнішніх атак, витоки через копіювання або експорт відбуваються в межах дозволених дій користувача. Право перегляду документа технічно означає можливість створення його копії або перенесення даних в інше середовище.

У 2025–2026 роках у проєктах Softline IT фіксувалися інциденти, де чутлива інформація залишала організацію не внаслідок компрометації системи, а через масовий експорт або збереження документів у зовнішніх хмарних сховищах, що не перебували під контролем служби безпеки.

Межі формальних прав доступу

Типові платформи електронного документообігу ефективно фіксують факти доступу, перегляду та підписання документів. Проте контроль подальших дій з інформацією після відкриття документа часто обмежений або відсутній.

Без врахування реальних сценаріїв роботи з даними система захисту залишається формальною: документ контролюється в межах ЕДО, але втрачає керованість після вивантаження або копіювання.

Журнали подій: від технічного обліку до аналітики

Функції журналювання реалізовані практично в усіх сучасних системах ЕДО. На практиці ці журнали здебільшого використовуються для розслідування технічних збоїв або окремих інцидентів.

Без системної аналітики журналів складно виявляти нетипову поведінку, зокрема масові операції з документами або доступ до інформації, що не відповідає ролі користувача.

Воєнний контекст і тимчасові рішення

Воєнні умови змусили багато організацій прискорювати документообіг і спрощувати процедури доступу як тимчасовий захід для забезпечення безперервності роботи.

У 2026 році частина таких рішень фактично стала постійною, що створює довгострокові ризики для захисту інформації, які не завжди очевидні для керівництва.

Контроль дій як практичний компроміс

Досвід показує, що повні заборони на копіювання або експорт документів часто негативно впливають на операційну діяльність. Натомість більш ефективним підходом є контроль дій користувачів.

• Фіксація операцій копіювання та експорту документів
• Контроль і обмеження масових дій
• Чітка привʼязка дій до конкретних облікових записів

Такий підхід дозволяє зберігати гнучкість процесів і водночас підвищувати прозорість використання інформації. Адже у 2026 році безпечний електронний документообіг визначається не фактом цифровізації і не наявністю сертифікатів. Ключовим стає контроль життєвого циклу інформації та розуміння того, що відбувається з документом після його відкриття.

Як Softline IT допомогає вдосконалити процеси

• Аудит систем електронного документообігу з урахуванням реальних сценаріїв роботи з даними
• Виявлення ризиків у моделях доступу та процесах експорту інформації
• Налаштування контролю масових операцій і аналітики журналів подій
• Проєктування безпечної архітектури документообігу без зупинки бізнес-процесів
• Інтеграцію контролю ЕДО з ERP, CRM та загальними політиками інформаційної безпеки