Ефективне впровадження електронного архіву: поради від експерта Softline

В сучасному бізнес-середовищі, де швидкість та доступність інформації – ключові фактори успіху, ефективне впровадження електронного архіву стає необхідністю. Про стратегії та переваги переходу від паперового архіву до електронного розповів член Наглядової ради Intecracy Group, Михайло Віговський, під час презентації послуг Softline у 2024 році.

Михайло Віговський підкреслює, що цифрові технології відіграють визначальну роль у підтримці конкурентоспроможності бізнесу, і перехід до електронного архіву – це стратегічний крок, який може покращити ефективність підприємства та полегшити керування документами.

10 порад щодо успішного переходу від паперового архіву до електронного:

1. Аналізуйте потреби компанії. Перед початком цифровізації визначте, які саме завдання ви хочете вирішити.

2. Оберіть правильне програмне забезпечення. Виберіть платформу, яка відповідає унікальним потребам вашого бізнесу.

3. Навчіть персонал. Забезпечте відповідне навчання з використання нової системи.

4. Створіть єдиний цифровий простір. Зібрання даних в одному центрі спрощує їх управління.

5. Забезпечте безпеку даних. Використовуйте надійні засоби для захисту конфіденційної інформації.

6. Автоматизуйте рутинні завдання. Використовуйте можливості автоматизації для оптимізації робочих процесів.

7. Розробіть систему доступу. Визначте рівні доступу до документів для різних користувачів.

8. Використовуйте електронний підпис. Зменште час, необхідний для затвердження документів, використовуючи цифровий підпис.

9. Інтегруйте з іншими системами. Забезпечте взаємодію електронного архіву з іншими бізнес-системами.

10. Моніторте та оновлюйте систему. Постійно вдосконалюйте та оновлюйте електронний архів відповідно до потреб компанії.

Михайло Віговський відзначає: «Цифрові технології не тільки спрощують рутину, але й роблять бізнес більш гнучким та відкривають нові можливості. Softline – це ваш партнер у впровадженні сучасних рішень, які сприяють розвитку та підвищенню конкурентоспроможності вашого підприємства».