КЕП та відповідальність: як оргхаос перетворює підпис на юридичну пастку

У 2025–2026 роках цифровізація українського бізнесу вийшла на новий рівень — і разом із нею зросла кількість проблемних кейсів навколо КЕП. У більшості випадків причина не в «зломі криптографії» чи збоях майданчиків, а в банальному: відсутність контролю доступів, правил і відповідальності всередині компанії.

Під час судових спорів, внутрішніх розслідувань і податкових перевірок дедалі частіше виникає питання, на яке бізнес не має чіткої відповіді: хто саме контролював особистий ключ у момент підписання документа?

КЕП — це не «флешка», а персональний інструмент відповідальності

КЕП давно перестав бути «технічною дрібницею». Юридично він прив’язаний до конкретної фізичної особи-підписувача, а кожен підпис створює наслідки для компанії. Практичний висновок простий: відповідальність жорстка, а корпоративні звички часто легковажні — саме цей розрив і породжує ризики.

Чотири вершники операційного ризику

1. «Колективний» підпис

Поширена практика, коли один КЕП фактично використовує весь відділ, а пароль «знають усі для зручності», є прямою дорогою до проблем. Така модель несумісна з базовою вимогою контролю над ключем: якщо доступ мають кілька людей, компанія майже не здатна довести, хто саме здійснив юридично значиму дію.

2. Втрата контролю над життєвим циклом

У багатьох компаніях немає процедури, яка гарантує відкликання сертифіката або блокування ключа в день звільнення. Якщо цього не зробити, у колишнього співробітника може зберігатися технічна можливість підписувати документи — і це перетворюється на важкокерований юридичний та фінансовий ризик.

3. Небезпечне середовище зберігання

КЕП, що зберігається на робочому ПК без належного захисту, копії у бекапах, пересилання файлів ключа через пошту або месенджери — це типові сценарії компрометації. У разі інциденту бізнесу складно довести несанкціонованість доступу, якщо сама компанія не забезпечила базову гігієну зберігання та використання ключів.

4. Ілюзія «це справа системних адміністраторів»

КЕП часто «віддають на ІТ», але це помилка управління. ІТ може налаштувати захист робочих місць і доступів, але юридична легітимність підпису — це зона перетину права, безпеки та менеджменту. Відповідальність за процес має бути визначена на рівні керівництва.

Практичний мінімум: що зробити вже зараз

Щоб знизити ризики, не обов’язково починати з дорогих HSM. У більшості компаній ефект дає дисципліна процесу та контроль доступів. Мінімальний набір правил:

1. Персональний контроль: одна людина — один ключ. Жодних «спільних» паролів і «тимчасових доступів».
2. Реєстр повноважень: перелік осіб, які мають право підпису, та контроль строків дії їхніх сертифікатів.
3. Процедура звільнення: відкликання/блокування КЕП у день припинення трудових відносин.
4. Розподіл ролей: підготовка документа має бути відокремлена від його підписання.
5. Гігієна передачі: не пересилати файли ключів і паролі через пошту та месенджери.
6. Захист робочих місць: шифрування носіїв/дисків і посилений контроль доступу до пристроїв, де використовується КЕП.

Як Softline IT допомагає навести лад

У Softline IT ми виходимо з простого принципу: безпека не повинна зупиняти бізнес. Ми допомагаємо перейти від «ручного керування» ключами до керованої моделі цифрової довіри, де зрозуміло: хто підписує, на якій підставі, за якою процедурою і як це підтверджується у разі спору.

Що робимо на практиці:

• Аудит використання КЕП: де виникають «сірі зони», хто має доступ і як це контролюється.
• Організаційні регламенти, які працюють: ролі, відповідальні, сценарії звільнення, порядок зберігання та використання ключів.
• Налаштування контролів доступу та робочих місць під реальні процеси компанії.
• Підготовка до перевірок і аудитів: доказовість, журнали, прозорість повноважень, зменшення ризику «непояснюваних» підписів.

Результат: юридична визначеність, керованість процесів і суттєво нижчий ризик того, що КЕП стане слабкою ланкою у критичний момент.

Хочете зрозуміти, де саме у вас ризики КЕП? Зверніться до Softline IT для первинного експертного аудиту.