Електронні архіви під час війни: юридична стійкість замість «просто збережених файлів»

Кілька років тому український бізнес та державний сектор остаточно прийняли цифровізацію як єдиний шлях до виживання. Проте повномасштабна війна оголила критичну вразливість цього переходу: наявність файлів у цифровому вигляді ще не означає наявності юридично значимих доказів.

Сьогодні компанії дедалі частіше потрапляють у пастку. Під час судових спорів, податкових перевірок або спроб відновити діяльність після деокупації чи кібератаки з’ясовується, що документи формально існують, але довести їхню юридичну силу або цілісність неможливо.

Чому ваш архів — це не «тека з файлами»

Ключова помилка полягає в тому, що електронний архів часто сприймають як ІТ-проєкт. Насправді ж це насамперед юридичний інструмент.

Електронний архів — це не просто сховище даних і не резервна копія. Це безперервний процес збереження, підтвердження та відтворення юридично значимої інформації. Такий архів має витримувати щонайменше чотири типи навантажень:

• регуляторні та податкові перевірки;
• судові спори;
• втрату фізичної інфраструктури;
• кіберінциденти, зокрема атаки вірусів-шифрувальників.

Реальні ризики: де руйнується доказова база

1. «Є файл» не означає «є доказ»

У суді електронний документ без належної фіксації часу та умов підписання, підтвердження авторства і гарантій незмінності майже завжди викликає сумніви. За відсутності механізмів довготривалої валідації підписів (LTV) доказова сила такого документа може бути поставлена під сумнів.

Файл може фізично існувати, але без можливості довести, що його не змінювали після підписання, він втрачає практичну цінність як доказ.

2. Плутанина між архівом і резервною копією

Поширене хибне уявлення полягає в тому, що наявності бекапів достатньо для юридичного захисту. Насправді ці інструменти виконують різні функції.

• Резервна копія призначена для швидкого відновлення роботи системи після збою.
• Електронний архів фіксує стан документа на конкретну дату та забезпечує його довготривалу юридичну значимість.

Бекап може бути перезаписаний або змінений. Архів — ні.

3. Розірваний ланцюг зберігання (Chain of Custody)

Коли документ створюється в одній системі, редагується в іншій, зберігається в третій, а передається через месенджери або електронну пошту, його історія втрачається.

Без прозорого та безперервного ланцюга зберігання неможливо довести автентичність документа через кілька років після його створення.

4. Фізичні ризики війни

Війна показала, що локальні сервери можуть бути фізично знищені, а ключі доступу — втрачені разом з персоналом або обладнанням. Без географічного резервування та стійких моделей зберігання будь-який електронний архів залишається тимчасовим рішенням.

Практичний мінімум для бізнесу

Щоб електронний архів був активом, а не ризиком, він має відповідати базовим вимогам юридичної стійкості:

1. Класифікація документів із визначенням строків та правил зберігання.
2. Фіксація метаданих, включно з авторством, часом підписання та версіями, із застосуванням КЕП.
3. Зберігання архівів у захищеному середовищі, відокремленому від робочих систем.
4. Географічне резервування у різних юрисдикціях з урахуванням законодавчих обмежень.
5. Регулярний контроль цілісності архівних даних.
6. Перевірка можливості відтворення документів через роки після їх створення у форматах, що зберігають юридичну значимість.

Як Softline IT забезпечує юридичну стійкість архівів

У Softline IT ми розглядаємо електронні архіви не як програмний продукт, а як частину загальної системи управління ризиками.

Наш підхід дозволяє зберігати доказову силу документів навіть в умовах втрати інфраструктури або після серйозних інцидентів.

• Проводимо аудит існуючих процесів зберігання та документообігу.
• Проєктуємо архітектурне розділення архівних, оперативних і резервних систем.
• Інтегруємо КЕП та механізми довготривалої валідації підписів.
• Будуємо рішення, готові до судових спорів, аудитів та відновлення після криз.

Результат — впевненість у тому, що ваші документи збережуть юридичну силу незалежно від обставин.

Чи впевнені ви, що ваші електронні документи витримають перевірку або судовий розгляд через кілька років?