Українські підприємства та організації наразі змушені зберігати велику кількість документів та інформації. Інформаційні системи для зберігання документів, або електронні архіви, стають невід'ємною частиною роботи.
Про це повідомив український ІТ-експерт, член Наглядової ради Intecracy Group Михайло Віговський під час онлайн-конференції асоціації Software Ukraine, присвяченої системам обробки інформації в умовах воєнного стану в Україні. Важливим наразі є питання збереження інформації, оскільки бойові дії приводять до високих ризиків її втрати з очевидних причин.
Забезпечення безпеки даних
Сучасні українські підприємства зберігають велику кількість конфіденційної інформації, такої як фінансові звіти, договори з клієнтами, особисті дані співробітників та інше. Втрата або розголошення цих даних може призвести до серйозних фінансових та репутаційних проблем. Інформаційні системи для зберігання документів дозволяють підприємствам забезпечити надійний рівень безпеки для їхніх даних. Вони можуть використовувати різні методи шифрування, автентифікації та контролю доступу, щоб забезпечити захист важливої інформації від несанкціонованого доступу.
Підвищення ефективності роботи
Паперові документи та класичні архіви можуть бути надто обтяжливими та неефективними у відносинах до пошуку та оновлення інформації. Інформаційні системи для зберігання документів дозволяють легко знаходити, організовувати та оновлювати документи за допомогою різних функцій, таких як індексація та пошук за ключовими словами. Це допомагає підприємствам ефективніше використовувати час та ресурси, що раніше витрачались на пошук та обробку документів.
Зменшення витрат
Зберігання паперових документів вимагає великої фізичної площі та матеріалів, таких як папір та чернила. Крім того, для зберігання цих документів потрібно витрачати кошти на утримання приміщень та персоналу. Використання інформаційної системи для зберігання документів дозволяє підприємствам зменшити витрати на фізичний архів та папір. Також це дозволяє зменшити ризик втрати документів через випадкове знищення або пожежу.
Забезпечення відповідності законодавству
Україна має законодавство, яке регулює зберігання документів та обов'язки підприємств щодо зберігання інформації. Інформаційні системи для зберігання документів можуть допомогти підприємствам виконувати ці вимоги, забезпечуючи збереження документів протягом необхідного періоду. Вони також дозволяють вести регулярне резервне копіювання та архівування даних, що може бути важливим у випадку перевірок або судових справ.
Покращення співпраці та доступу до інформації
Інформаційні системи для зберігання документів дозволяють зручно ділитися документами та інформацією між співробітниками та віддаленими командами. Це полегшує співпрацю та зменшує час, потрібний для обміну даними. Крім того, такі системи можуть надавати можливість доступу до інформації з будь-якого місця і в будь-який час, що особливо важливо для компаній, які мають розподілену структуру або співпрацюють з клієнтами та партнерами на міжнародному рівні.
«Інформаційні системи для зберігання документів стають необхідністю для сучасних українських підприємств у забезпеченні безпеки даних, підвищенні ефективності роботи, зменшенні витрат, виконанні вимог законодавства та поліпшенні співпраці. Інвестиція у таку систему може принести значні вигоди у формі підвищення конкурентоспроможності та успіху на ринку», — відмічає Михайло Віговський.
